Larissa T. Moss menar att det är nödvändigt att bortse från traditionella projektmetoder och försöka ta itu med
det på ett nytt sätt. Moss presenterar ett nytt tillvägagångssätt och beskriver en annorlunda projektplaneringsprocess,
en process från mjukvaruutveckling, extreme scoping och självorganiserande projektteam.
Business Intelligence och traditionella projektmetoder
Det finns problem med att applicera traditionella projektmetoder i ett BI-projekt. I vattenfallsmetoden måste varje
steg vara klart innan nästa steg kan påbörjas och alla aktiviteter och uppgifter i alla faser är utformade för stand-alone system.
Vattenfallsmetoden saknar också tvär-organisatoriska aktiviteter som involverar andra användare från andra avdelningar. Vattenfallsmetoden
resulterar i vad Moss kallar för ”stove-pipe”-system (silo), där varje avdelning på företaget har sitt eget BI-system som ska tillgodose det
egna behovet utan någon koordination eller integration mellan dem. Detta resulterar i ett datakaos som bara ökar och ökar.
Vanliga misslyckanden inom Business Intelligence
En hel del BI-projekt misslyckas och med misslyckande menas när den levererade lösningen inte möter slutanvändarnas förväntningar.
Det finns många orsaker till varför ett projekt misslyckas;
- projektet kostar mer än förväntat
- projektet tar längre tid än förväntat
- förväntad funktionalitet saknas vid leverans
- systemet har dåliga svarstider och har ingen skalbarhet
- systemet är för komplicerat för användarna
- kvaliteten är dålig etc.
Projektledare har stor press på sig för att lyckas undvika dessa vanliga fallgropar samtidigt som de har andra utmaningar som till exempel
för liten budget, orealistisk tidplan och orealistiska användarförväntningar, inget ansvarstagande från ledningen och projekttem som inte
har rätt kompetens och krav som ständigt förändras.
Från missslyckande till framgång
Det är viktigt att byta från utveckling av silos till koordinerad tvärorganisatorisk utveckling. Vad menar Moss med detta?
Jo, data integration och standardisering ska vara med i metodiken. Krav och utveckling av flera applikationer för flertalet
användare eller avdelningar ska prioriteras och koordineras under ett gemensamt program. Resurser ska finnas, som stödjer och
koordinerar de tvärorganisatoriska aktiviteterna, som tar fram standarder och handlinsgprogam och ser till att dessa genomdrivs.
Det är det inte bara silo-lösningarna som måste tas bort, det är lika viktigt att data börjar hanteras som en av företagets viktigaste
tillgångar. För att lyckas med ett BI-initiativ måste då de traditionella projektmetoderna modifieras och projektens omfång måste
kraftigt reduceras och utvecklingen måste använda konceptet extreme scoping.
"Get physical as soon as possible"
För att bygga en standardiserad, integrerad och expanderbar BI-miljö, måste varje BI-applikation brytas ner i flera leveranser, varav
varje leverans blir ett eget projekt. Kraven utvecklas och levereras i små inkrement. Detta förutsätter att omfattningen på projektet
begränsas rejält men innebär också att misstag eller förändringar i krav blir betydligt lättare och billigare att rätta till.
Det viktiga här är att användarna snabbt får levererat en användbar lösning, inte en komplett, men som givetvis kan byggas vidare på.
Moss pekar på flera fördelar med extreme scoping;
- Krav som ej kan fastställas helt kan testas och förbättras i små inkrement.
- Omfattningen på projekten är små och därmed också lättare att tidsuppskatta och hantera.
- Mindre datavolymer att hantera vid varje leverans.
- Utvecklingsaktiviteterna kan förfinas och anpassas efter varje iteration, vilket förbättrar och snabbar upp hela utvecklingsprocessen.
- Teknologi och infrastruktur kan testas och utvärderas
- Kvaliteten för varje leverabel blir högre då mer fokus kan läggas på kvalitet istället för tidspress.
Moss ger också några riktlinjer för extreme scoping;
- Frekventa leveranser, en leverans innebär inte en komplett BI-applikation.
- Det kan krävas många leveranser innan applikatonen fungerar fullt ut.
- Leveranserna bör ligga med tre till sex månader mellanrum.
- Verksamheten måste vara införståd med och acceptera att en applikation utvecklas med tiden.
- Det finns inget som heter minimum-krav.
- Alla förväntningar måste hanteras fortlöpande.
- Varje leverans måste ha en begränsad omfattning.
- Infrastrukturen måste vara robust.
- Mindre fel och brister tas hand om löpande medan större fel skjuts till nästkommande leveranser.
- Inget är hugget i sten och allt är förhandlingsbart, detta inkluderar omfattning, tid, budget, resurser och kvalitet.
- Nya krav måste prioriteras.
- Designen måste vara tillräcklig flexibel så att omdesign av databaser och applikationer tillåts.
Projektgrupper vid extreme scoping
I "extreme scoping"-projekt skiljer sig projektgruppen en hel del från en traditionella projektgrupper. I en traditionell grupp
finns en projektledare som styr och delegerar uppgifterna, medan "extreme scoping"-team, i det som kallas ”Core team”, är självorganiserande
där alla projektmedlemmar kordinerar och fördelar arbetsuppgifter och beslut till varandra. För att ett "Core team" ska fungera innebär detta
att gruppen bör vara relativt liten, 3-5 personer är optimalt. Teamet ska även träffas varje dag för ett statusmöte där gruppen sammarbetar
kring uppgifter och tar över varandras uppgifter om så är nödvändigt.
Kring ett "Core team" finns två andra typer av grupperingar, "Development track teams" och "Extended teams". Ett "Development track team" är en
förlängning av "Core teamet där ledaren även är medlem i "Core teamet". övriga medlemmar i "Development Track team" är endast med för specifika
uppgifter och behöver inte vara med under hela projektets gång. Ett "Extended team" inkluderar verksamhetspersoner och tekniker och har mer en
supporterande roll och som involveras vid behov.
Sammanfattning
Larissa T. Moss höll en mycket intressant föreläsning med många intressanta synpunkter och idéer. Jag tror många BI-projekt har mycket att vinna
genom att bli mer rörliga, "agila", och anpassningsbara efter omvärldens förändringar. I BI-projekt förändras ständigt kraven och det är ofta en
hård kamp att hinna leverera innan kraven förändras eller byts ut. Att planera projekten i små snabba iterationer, med körbar funktionalitet efter
varje iteration är en framgångsfaktor. Det är dock inte alltid lätt att bryta ner en lösning i leveranser som ändå ger mening att leverera till användarna.
En projektgrupp som "Core teamet" är beskrivet här ovan sätter en hel del krav på teamet. Ett "extreme scoping"-projekt med ett "Core team" tror jag kan
bli väldigt lyckat om man hittar en bra kombination av människor med rätt driv och självständighet samtidigt som det måste finnas en vilja att hjälpa varandra.
Ett "core team" kan också vara en riskfaktor om gruppsammansättningen blir fel.
Tyvärr har Moss ännu inte skrivit någon bok i ämnet Extreme scoping, vilket jag efter denna föresläsning gärna hade kastat mig över.
Dock har hon skrivit en bok som heter Business Intelligence Roadmap, där hon beskriver en projektmetod som är anpassad för Business Intelligence och Data Warehouse-lösningar.
|
|
